「元請ごとに違う安全書類が、悩みの種じゃなくなりました」
兵庫県の鳶・土工工事業(従業員18名)。元請ごとに書式が異なる安全書類（グリーンファイル）の作成地獄を、情報の一元管理と自動出力で解消しました。
SUMMARY導入前の課題
元請ごとに書式の異なる安全書類（グリーンファイル）の作成に追われ、事務担当が常に手一杯だった。
実施した施策
作業員・車両・資格情報を一元管理し、元請ごとの書式に自動出力する安全書類作成システムを構築。
導入後の変化
情報を一度登録すれば、必要な書類が数クリックで出力できる状態に。
書式が全部違う
安全書類の何が大変だったのでしょうか？
内容はほとんど同じなのに、元請さんごとに書式が違うんです。現場が増えるたびに、同じ作業員の同じ情報を別の書式に書き写す。事務担当はこの転記作業に追われて常に手一杯でした。
導入のきっかけ
システム化を決めた理由は？
提出遅れや記載ミスは、会社の信用に関わります。人手で頑張る限界を感じていたところに、「一度登録すれば書式ごとに自動出力できる」という提案をもらい、それだ、と。
取り組んだこと
どのような仕組みですか？
作業員・車両・資格の情報を一元管理するデータベースをつくり、そこから元請ごとの書式に自動出力する仕組みです。新しい現場が決まったら、必要な書類を選んで出力するだけになりました。
起きた変化
導入後はどう変わりましたか？
書類作成の時間が大幅に短くなり、提出遅れも記載ミスもなくなりました。資格の期限管理もシステムがしてくれるので、更新漏れの心配もありません。
事務担当が転記作業から解放されて、他の業務に時間を使えるようになったのが大きいです。
今後の展望
今後の展望を教えてください。
作業員のデータが整ったので、配置管理や教育記録にも広げていきたいです。書類のためのデータが、会社を運営するためのデータに変わっていく感覚があります。
安全書類の作成時間を大幅に短縮し、提出遅れ・記載ミスも解消。
※ 本記事は、当社の建設業界向け開発実績をもとに、編集部が事例として再構成したものです。企業が特定されないよう、社名は伏せて掲載しています。